Tidak hanya instansi atau perusahaan yang tidak memiliki meeting room dan kemudian mengadakan meeting di luar kantor mereka. Kantor-kantor yang sudah dilengkapi dengan fasilitas tersebut kadang juga memilih melakukan meeting di luar.
Alasan paling mendasar tentu menginginkan suasana yang segar dan beda dengan ruang meeting kantor. Suasana yang segar juga dapat membantu meningkatkan mood sehingga dapat menjadi pencetus terlahirnya ide-ide segar atau spirit kerja yang baik.
5 Tips Memilih Meeting Room
Meeting dengan rekan bisnis dari luar ataupun bagian internal perusahaan adalah bagian yang penting dari keberlangsungan instansi atau perusahaan. Oleh karena itu, pemilihan tempat meeting yang tepat adalah faktor yang tidak bisa dianggap remeh begitu saja. Ada beberapa faktor yang mesti diperhatikan ketika memilih tempat meeting.
Berikut ini adalah tips memilih meeting room yang sesuai dengan standar.
1. Perhatikan Kebutuhan
Sebelum melakukan meeting, datalah terlebih dahulu kebutuhan dan juga karakteristik meeting Anda. Hal-hal yang perlu dicatat adalah informasi-informasi seperti jumlah peserta meeting, fasilitas yang dibutuhkan, lama meeting, suasana seperti apa yang diinginkan, dan sifatnya terbuka atau tertutup.
Informasi-informasi tersebut akan sangat penting untuk memilih tempat meeting. Misalnya, jumlah peserta akan turut memengaruhi ukuran atau kapasitas ruangan yang akan dipilih.
2. Ketersediaan Fasilitas yang Dibutuhkan
Ruang meeting bukan satu-satunya hal yang dibutuhkan untuk kelangsungan meeting. Sebuah diskusi dalam meeting akan bisa berjalan dengan baik dan optimal apabila dalam meeting room tersebut juga tersedia fasilitas-fasilitas yang dibutuhkan.
Fasilitas standar yang dibutuhkan dalam meeting biasanya seperti ketersediaan listrik, lcd proyektor, akses internet cepat, dan fasilitas pendukung namun juga penting seperti toilet, kantin, atau musala.
3. Cermati Harga
Tempat meeting memiliki harga sewa yang bervariasi. Harga tersebut biasanya tergantung dari beberapa fasilitas yang disediakan. Semakin luas dan semakin lengkap fasilitas yang disediakan dan semakin ekslusif tempatnya, biasanya tarif sewa tempat tersebut juga semakin mahal.
Anda bisa menimbang harga yang diberikan dengan fasilitas yang disediakan atau ditawarkan. Jangan sampai Anda menghambur-hamburkan uang karena memilih tempat meeting dan fasilitas yang tidak terlalu relevan dengan kebutuhan Anda.
4. Lokasi
Selain fasilitas, lokasi adalah faktor yang perlu diperhatikan. Apabila para peserta meeting kebanyakan berasal dari berbagai tempat yang relatif jauh atau dari luar kota. Ada baiknya meeting room yang dipilih adalah yang lokasinya mudah ditemukan dan mudah dijangkau dengan berbagai alat transportasi, baik pribadi maupun transportasi umum. Untuk meeting yang bergengsi, biasanya hotel menjadi salah satu alternatif yang sering dipilih untuk menjadi tempat meeting.
5. Ketersediaan makan minum
Konsumsi makanan/ minuman adalah salah satu hal penting dalam meeting. Jenis konsumsi ini juga berbeda-beda tergantung dari durasi meeting maupun jumlah peserta meeting. Kebutuhan untuk meeting yang berdurasi panjang tentu berbeda dengan meeting berdurasi pendek.
Beberapa persewaan ruang meeting sudah menyediakan fasilitas paket makan. Hal ini tentu akan membuat meeting berjalan dengan lebih efisien. Namun apabila tidak ada fasilitas tersebut, sebaiknya pilih tempat yang membolehkan membawa makanan sendiri atau dari luar.
Demikian tadi 5 tips memilih meeting room yang standar. Ada beberapa tempat sewa ruang meeting yang bisa Anda jadikan alternatif tempat meeting bersama rekan atau relasi bisnis.
Go-work adalah sebuah coworking place yang bisa memenuhi kebutuhan akan ruang diskusi bagi perusahaan Anda. Beberapa hal yang ditawarkan oleh Go-work dapat Anda ketahui dengan mengunjungi webnya di go-work.com. Semoga meeting Anda berjalan lancar!
